Excelはデータを効率良く入力・編集する事に長けています。配置して印刷するのはWordの得意分野ですが、Excelだけで関数を利用して、効率良く必要な住所を呼び出して印刷する方法を解説します。
宛名ラベル印刷機能はWordに搭載
住所を印字するというと、ラベルシールを利用して印刷する事を連想しますが、ラベルシールに印刷するアプリケーションソフトの利用としては、Excelは適切ではありません。
表計算という面を別にしても、多くのデータを項目別に入力したり編集したりする作業に、Excelは効率良く利用出来るツールです。
○MicrosoftのOfficeを利用した宛名ラベル印刷
ラベル印刷を、MicrosoftのOfficeソフトを利用して印刷を考えるなら、ExcelよりもWordを利用して印刷をする事が合理的です。
利用したいデータが、それほど多く無い場合なら、Wordだけでラベルシールの印刷は可能です。別項の「Word（ワード）だけで出来る！宛名ラベルの印刷方法を解説」を閲覧頂ければ、簡単に出来る事がご理解頂けると思います。
扱うデータが多い場合は、Excelでデータを作成した後に、それを利用してWordに読み込ませて、ラベル印刷をするのが最適です。
1枚の用紙にデータを配置して印刷するのは、Wordの方が適しています。
しかし、データを入力・管理していくのは、Excelの方が便利です。
これらを組み合わせて、宛名のラベル印刷が合理的に行えます。
こちらは、別項の「エクセルで作成したデータをワードで差し込み印刷をする方法の解説」で、解説していますので、ご覧頂ければ幸いです。
宛名ラベルシール印刷をするためには、多くのラベルシール会社から販売されている、品番ごとのサイズデータが欠かせません。
Wordには、バージョンごとに内容は異なりますが、数多くのラベルシールのサイズデータが、印刷時に利用出来る様になっています。
古いバージョンのExcel2007・2010では、ラベル印刷ウィザードを備えていて、Excelだけでラベル印刷を完了する事が出来ました。
しかし、Excel2013以降のバージョンでは、この機能が削除されていて、Excel単独でラベル印刷を簡単に行う事が困難になりました。
Excel2007・2010のバージョンは、2010でも2020年にマイクロソフトのサポートが終了していて、セキュリティーの面から考えても、これらのバージョンの積極的な利用は推奨出来ません。
○Excelだけで行える宛名印刷
ラベル印刷機能が無くなった、バージョン2013以降のExcelだけを利用した宛名印刷は、葉書や封筒に印刷したり、窓の付いた封筒を利用して、中の書面に記載する宛名を露出したりするための利用方法です。
これは、VLOOKUP関数を利用します。
関数と言うだけで、頭が痛くなる方も多いと思いますが、一度チャレンジしてみれば、決して難解ではありません。
この関数を一口で説明するなら、「指定した場所に、指定したデータ内容を表示させる関数」です。
具体的に見ていきましょう。
宛名の元データ作成
Excelで宛先のデータを作成しましょう。
既存のデータが既にあるなら、それを流用することも出来ます。
横軸に「会社名」「氏名」などの必要な項目を、セルごとに入力して、縦のセルに具体的な内容を次々に入れていきます。
「姓」「名」で分けたり、住所を「住所1」「住所2」に分けたりするなど、実情に応じて項目を作成すればOKです。
一覧として利用するなら、本来宛名には必要の無い電話番号やメールアドレス等も、項目として作成しても問題ありません。
敬称の欄は、全てが同じなら必要ありませんが、相手によって「様」「御中」「先生」「机下」等を使い分ける場合には、項目を作成しておく方が便利です。
一例として、全国の県庁連絡先データを作成しました。
これらのデータを効率良く利用して、表示させるのに「VLOOKUP関数」を利用します。
VLOOKUP関数を使うための準備
「VLOOKUP関数」は、前述の様に「指定した場所に、指定したデータ内容を表示させる関数」です。
別のシートやファイルに表示させることも可能ですが、今回は解りやすいように、データの上部にスペースを作成して、表示させるようにしてみましょう。
○データごとに背番号を付ける
「VLOOKUP関数」を利用する為に最初に行うのは、データごとに番号を振ることです。
セルの一番左側に、重複しない番号を付けます。
A列に1列空欄を挿入して、北海道の横に「1」を入力したら、その状態で「Ctrl」を押しながら下方向にマウスを下げれば、順番に数値が入力されます。
一番上の「No」表記はどちらでも良いですが、表の中では必ず一番左にしてください。
県庁ごとに背番号が付くことで、「1」を呼び出せば、北海道庁のデータが呼び出され、「13」を呼び出せば、東京都庁のデータが呼び出される事になります。
○上部にスペースを作成して、項目を入れる
現在は項目が一番上に来ていますが、この上部に、表示したい項目数に2つ程度を足したスペースを作って、「No」の幅を大きくします。
A列の一番上に、解りやすいように表題を付けます。（これはあっても無くても可）
その下に、「印刷No」を入れて、それ以下には印刷する時に表示したい項目を追加していきます。
これで、「VLOOKUP関数」を入力する準備が整いました。
VLOOKUP関数を使用する
関数を利用して、どんな表示を目指すのか？先にイメージを掴んでおきましょう。
○VLOOKUP関数を使って表示されるイメージ
これから「VLOOKUP関数」を利用するイメージとして、「印刷No」の横にあるセルに背番号を入れてやれば、その下の項目にそれぞれのデータが自動的に反映されて表示される、という感じです。
イメージが沸きましたでしょうか？
○VLOOKUP関数の入力
さっそく関数を入力していきましょう。
「姓」の右側セルにカーソルを移動します。
関数を入力する方法は色々有りますが、キーボードの「Shift＋F3」で、「関数の挿入」ダイアログボックスが出てきます。
検索窓に「VLOOKUP」と入力すると出てきますので、選択してOKを押します。
OKを押すと、こんな画面が出てきます。
入力項目を、具体的に見ていきましょう。
○検索値
検索値は、何処に背番号のセルがあるのか？を指定します。
カーソルが検索値の空欄にある事を確認して、背番号を指定するセルをクリックします。
今回の場合は「B2」ですね。
○範囲
何処から何処までを、関数で数値を拾わせるか？の指定です。
必要な数値の部分をマウスで選択します。
選択中は、こんな画面に変わります。
今回のデータでは電話番号も入力していますが、印刷表示には利用しないため、指定範囲に含んでいません。
○列番号
これは、「背番号を含めて、表示したい項目は何列目にある？」ということを問われています。
今作業しているのは、「姓」の項目なので、3列目にありますから「3」を入力します。
○検索方法
深く考えなくてもOKです。完全一致の「FALSE」と入力して下さい。
全ての項目が入力完了したら、今回のデータではこの様になります。
OKを押すと、関数の設定画面が終了します。
○動きの確認
入力した内容が正常に機能しているか、確かめてみましょう。
「印刷No」横のセルに、「1」と入力すると、北海道の姓にある「北海」が表示されます。
この数値を「10」に変更すると
無事に「群馬」が表示されました。
○他の項目も関数入力
「姓」の入力と同様に、他の項目も入力しましょう。
それぞれのセルで、キーボードの「Shift＋F3」を押し、「関数の挿入」ダイアログボックスで「VLOOKUP関数」を設定します。
「検索値」は背番号のセルですから、常に固定です。
「範囲」は「姓」で入力した範囲と使うデータは同じですから、入力も同様です。
「列番号」は背番号を含めて何番目にあるか？を数値で入れます。たとえば、会社名なら「2」・郵便番号なら「6」ですね。
「検索方法」の入力も、全て同じ「FALSE」を入力して下さい。
すべての項目に関数が入力し終わると、以下の様になります。
上の図では、「13」を入力する事で、東京都のデータが表示されています。
これで「VLOOKUP関数」の入力は全て完了です。
次に、これを印刷に利用します。
葉書印刷に利用する
作成した住所録を、葉書印刷に利用してみましょう。
Excelの新しいシートで、「ページレイアウト」リボンを選択して、その中にある「サイズ」から「はがき」を選択します。
葉書サイズの、罫線が引かれたセルが出てきます。
通常のサイズでは作業がしにくいので、お好みでサイズを調整して下さい。
キーボードの「Ctrl」を押しながら、マウスをグリグリするとサイズが変わります。
ラベルシールを貼るイメージで、「挿入」リボンにある、「図」から「図形」の中にある、長方形を選択します。
葉書に見立てて、ラベルを貼るイメージで長方形を挿入してください。
色が付いている場合は、「図形のスタイル」で枠だけにします。
まず、郵便番号を置いてみましょう。
リボンの「挿入」から、「テキスト」－「テキストボックス」－「横書きテキストボックスの描写」を選択して、仮のラベルの左上に作成します。
テキストボックスを選択した状態で、「＝」を半角で入力して、関数で作成した「郵便番号」のセルを指定します。
郵便番号が表示されましたが、はみ出していますね。
フォントサイズを小さくして、体裁を整えて下さい。
同様に、他の項目も配置していきます。
元データで印刷Noの「13」を指定しているので、東京都のデータが表示されていますが、「46」を指定して、葉書印刷シートに戻ると
ちゃんと、鹿児島のデータが表示されています。
印刷する背番号を指定してやれば、葉書の宛名印刷が簡単に行えます。
しかし、このままでは枠線も合わせて印刷されてしまいます。枠線を外しましょう。
枠線の上で右クリックすると、以下の画面になります。
「枠線」を白にするか、「図形の書式設定」を選択して、右に現れる選択肢で「線なし」を選択して下さい。
同じ要領で、すべての枠線を消します。
スッキリした葉書印刷用のデータが完成しました。
サイズ等を応用すれば、封筒の印刷などにも利用出来ます。
請求書や納品書等に利用する
封書の一部が窓になっているタイプを利用して、中の書面をそのまま宛名利用に使ったり、請求書等に作成した関数データを利用したりすることが出来ます。
データを持ってきて表示する、という意味では、請求書のセルの中に表示させるだけなので、考え方は同じです。
今回は、よくあるExcelで作成された請求書を利用します。
上記にあるセルの部分に「郵便番号」を入れて、その下に「住所」を表記する思惑です。
葉書の時と同様に、半角の「＝」を入力して、「郵便番号」が表示される関数のセルを選択します。
関数表記の「郵便番号」セルを指定
請求書に「郵便番号」が表示されました。
同様に、他の項目も入力していきます。
請求書が無事に完成しました。
元データの印刷Noを「34」に変更すると
広島県庁宛の請求書が表示されます。
