SDGsの一環として国からもペーパーレス化が推進されている昨今、実際に企業ではペーパーレス化が進んでいるのか、5万700社の企業を対象にインク革命.COMがアンケート調査を行いました。
ペーパーレス化の必要性を感じている企業は57.1%占めているものの、実際には27.6％の企業でしかペーパーレス化が実施されていないことが判明。
ペーパーレス化によって資料の保管場所に困らなかったり、印刷コストがかからない等の利点もありますが、セキュリティ上安心なイメージから、まだまだ紙印刷を要する場面も多く、突然印刷が必要なときに備品が足りなくて困ってしまう機会が多いこともわかりました。
2021年度に社内でペーパーレスの推進が実施されたのはわずか27.6%
推進されてはいるものの、実感できるほど浸透させるのはやはり難しいようです。
どんな時にペーパーレス化が進んでいると感じるかについては以下の通りなので、このあたりのペーパーレス化を更に強化することで、実感してくれる人も増えそうです。
- 資料が紙ではなくデータ共有が多くなった 33.30%
- 諸々の申請がweb上で完結できるようになった 27.80%
- コピー・印刷する機会が減った 22.20%
- 郵便物が減った 16.70%
資料の保管場所に困らないというのがメリットと感じている44.7%
ペーパレス化の最大のメリットは資料の保管場所に困らないと感じている方が大半でした。
印刷する機会が減ったことで備品の経費削減にもなっているようです。
良いことだけではなく、もちろん不便と感じることもあるようです。
見えないところで大切な資料を保管するとなるとセキュリティ面を心配している方が一番多いようです。
また、今まで紙面で行っていたことを異なる方法で管理することで慣れない作業が増え、作業効率が悪化する場合もあります。
他にも様々な場面で不便に感じる方がいました。
- 個人的な事になるかと思うのですが、ＩＤ／ＰＷの押し間違いでかえってログインに手間取ることがあります。（サービス業）
- いつもの書庫に保管がなく、流し読みができなくなった。（印刷業）
- 弊社ではペーパーレスが進んでいないため、印刷をしなければならない
- 確認にいちいちデータいくつも開くので効率が悪いこともあり、結果プリントアウトすることになる。（デザイン会社）
- 見返す必要があるものや、操作 指示 重要事項など手元に残しておかなければいけないものは結局プリントアウトするので、始めから紙で送って欲しい。（製造業）
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- セキュリティの心配 （32.6％）
- 慣れない作業が増えたことで作業効率が落ちた （25.6%）
- ペーパーレス化できない契約書などを急に用意する際に備品が足りないことがある （16.3%）
- コミュニケーションの機会が減った（9.3%）
- ペーパーレス化のための新しいシステムを導入したことで初期費用が発生した （7％）
- ID/PWの押し間違いでかえってログインに手間取ることがあります。（サービス業）
- いつもの書庫に保管がなく、流し読みができなくなった。（印刷業）
- 社内でペーパーレスが進んでいないため、印刷をしなければならない。（小売業）
- 確認にいちいちデータいくつも開くので効率が悪いこともあり、結果プリントアウトすることになる。（デザイン会社）
- 見返す必要があるものや、操作 指示 重要事項など手元に残しておかなければいけないものは結局プリントアウトするので、始めから紙で送って欲しい。（製造業）
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「ペーパーレス化は必要だと思う」が57.1％
良いところも、不便に感じるところもあるペーパーレス化ですが、必要と感じている方のほうが多い結果となりました。
セキュリティについて心配に思っている方もいますが、ペーパーレス化することによりアクセス権限や閲覧権限の設定が可能で、不正な持ち出しや文書の改ざんといったリスクコントロールも可能なのでメリットのほうが大きいかもしれません。
社内以外で今後もっとペーパーレス化を進めるべきと思う場所では「役所」が43.9％
役所にペーパーレス化をもっと求める方が43.9％と多数いました。
確かに役所に行くと記入する書類が多数置いてあり、使用している紙が多い印象です。
また、ペーパーレス化が進み、システムで多様な手続きが可能になると利便性も上がりそうです。
役所以外にはこんな場所もありました。
銀行（9.8％）・学校（7.3%）・会社（4.9%）
回答いただいた企業様の業種
今回アンケートにお答えいただいた企業様の業種は様々です。
アンケートの回答内容も業種によって同じ回答の傾向等もありませんでした。
業種問わず社内でペーパーレス化推進を強化することでさらに浸透することが見込まれます。
まとめ
今回のアンケートからペーパーレス化は必要だけど、浸透はまだまだしていないということがわかりました。
今日からペーパーレス化を始めよう！と思っても急に全てをペーパーレスにすることは難しく、紙印刷が必要不可欠なものもあります。
対応できるところから徐々にペーパーレス化を進め、企業イメージの刷新や経費削減による収益性の改善、
多用な働き方に対応可能な環境に整えながらペーパーレス化を推進してみてはいかがでしょうか。
インク革命.COMの互換インクを使用すれば、印刷コストを削減しつつペーパレス化を進められます。
また姉妹サービスのプリント革命では必要に応じてプリンターを安価でリースできるので、プリンターのランニングコストの削減にもお役立て可能です。
必要不可欠な印刷時には、印刷コストを削減できるサービスを利用し、ペーパーレス化を進めてみましょう。
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